Astuces pour organiser ses papiers administratifs

Faire le tri des papiers administratifs est loin d’être un moment agréable. Comme toutes les corvées domestiques, plus on la repousse, plus on est débordé. Gérer correctement cette partie au jour le jour n’est pas un travail insurmontable, rattraper l’accumulation de la paperasse est, en revanche, plus laborieux. 
Cependant, tout est question de motivation. Bloquez deux heures de votre temps ce week end et on y va!

De l’espace et du calme

Avant tout, libérez-vous un espace bien éclairé et propre. Votre lieu de tri doit être assez grand pour pouvoir travailler confortablement. Il doit être également bien rangé pour ne pas s’éparpiller. Un bureau vide ou une table à manger seraient le mieux.
Eviter le lit, aussi spacieux et tiré soit-il, il n’offre pas une position confortable. Vous vous lasserez très vite de la posture assise ou courbée et bonjour le mal de dos! 
Le calme est de rigueur également. Si vous avez des enfants en bas âge, faîtes-les occuper par quelqu’un dans la chambre d’à côté. Avoir des mains malicieuses qui tirent sur toutes les piles à chaque fois que vous avez les yeux tournés, n’est pas l’environnement idéal. 
La pièce doit être bien lumineuse pour éviter de vous fatiguer les yeux et de perdre votre temps à vous concentrer sur chaque petit caractère.

Le bon matériel

Pour mener à bien notre mission, il est important d’avoir le bon matériel. A ce propos, libre à vous de choisir ceux qui vous conviennent le mieux dans votre organisation. 
Pour commencer, il y a deux niveaux de supports de rangement que je préconise : 
> Les grandes pochettes pour classer les grandes familles des papiers. 
> Les pochettes plastiques et intercalaires, pour aller plus en détail dans les papiers de la même catégorie. 

Toujours dans l’esprit de bien s’équiper, je vous conseille également d’investir dans les fournitures suivantes : 
– Des stabilos
– Des étiquettes ou autocollants prêts pour l’emploi que vous pourrez trouver en papeterie
– Un stylo feutre
– Un carton de taille moyenne à petite

Place à l’action

Maintenant que notre espace est bien opérationnel, place à l’exécution. 
En partant de la liste du matériel préconisé plus haut, voici comment je procède. 
Je commence par spécifier mes grandes catégories. Quelles sont les grandes familles de mes documents? 
Pour moi ce sera: Santé, Famille, Boulot, Banque et divers.
Ces dernières sont évidemment à adapter à chaque foyer et à chaque besoin. 
Dans  »Boulot », je mets tout ce qui est  »Education » également.

J’achète alors le nombre de pochettes nécessaires : une grande pochette par catégorie. Sur ces mêmes pochettes, je colle ensuite des étiquettes sur lesquelles j’indique le nom de la catégorie avec un stylo feutre. Je veille à ce que l’emplacement choisi soit bien visible pour faciliter les recherches. Généralement sur le coin de la pochette. 
Je peux maintenant passer à l’organisation détaillée de mes documents dans les fameuses pochettes plastiques. Je les classe dans la mesure du possible, de manière chronologique, nominative, etc. Et les mets dans les pochettes. J’insère généralement deux feuilles par pochette pour faire un recto verso mais pour limiter le nombre de pochettes utilisées, il m’arrive d’y mettre même plus. Surtout si le dossier est plutôt encombré.  
Aussi, et pour pouvoir regrouper ces pochettes plastiques sans les laisser traîner librement, je les classe selon l’ordre souhaité et les regroupe ensemble avec des fils aluminium (ceux fournis avec les sacs de congélation pour les refermer) tout en incluant les intercalaires qui séparent les lots. 
Les intercalaires me servent à séparer les papiers de la même catégorie par date, nom, etc. Par exemple, les fiches de paie (qui sont archivées dans la grande pochette « Boulot ») sont classées en plus par personne (si plusieurs personnes travaillent dans la même famille).
Si vous ne souhaitez pas utiliser de pochettes plastiques, munissez-vous d’une perforeuse pour faire des petits trous dans vos feuilles. 
Un classeur serait idéal pour ce type d’organisation, mais offre une capacité limitée de documents.

Mais aussi…

Au fur et à mesure que vous classez vos documents, prenez le temps de surligner les informations importantes : la date de la facture, le nom du propriétaire du contrat, le numéro de réclamation, etc. Cette petite étape vous aidera à aller très vite le jour où vous avez une recherche spécifique à faire. 
Utilisez des codes couleurs (vert pour les dates, jaune pour les noms, rose pour le montant, etc.).
Prenez les grandes pochettes en différentes couleurs également. Vous vous habituerez ainsi visuellement à un certain classement.
Prévoyez une petite pochette pour les papiers courants que vous pouvez avoir à sortir assez souvent pour des besoins récurrents. Elle contiendra des documents de catégories transversales mais vous permettra de gagner du temps à chaque besoin. 
Enfin, je mets les notices des électroménagers et les attestations de garanties dans une box Ikea à part. Les guides d’utilisation prennent assez rapidement beaucoup d’espace étant donnée leur épaisseur. Je préfère donc les ranger séparément. 

Pour alléger un peu votre stock de papiers, tenter d’éliminer ceux dont vous n’avez plus besoin. Réservez-les de préférence pour alimenter le feu de vos barbecues ou pour la déchiqueteuse du bureau. L’usurpation d’identité est un risque réel.
Pour ne pas paniquer à l’idée de jeter tel ou tel document, renseignez-vous sur les délais de conservation.

Par ailleurs, vous avez de plus en plus la possibilité de numériser vos documents. Scannez ceux que vous hésitez à détruire et passez aux documents en ligne chez vos fournisseurs (factures téléphone, relevés bancaires, etc. ).

A la maison, n’oubliez pas de sécuriser les documents importants dans un lieu sûr (coffre-fort, tiroir qui se ferme à clé, etc. ). comme les passeports, le contrat de la maison, les diplômes, le chéquier, etc.

Ensuite, tout est dans la régularité. Chaque 6 mois, prenez un petit moment pour refaire le tri. Plus il est fait régulièrement, moins vous serez débordées à chaque fois.
Et enfin, après ce grand rangement, prenez soin de classer immédiatement chaque nouveau document, courrier récemment reçu. Cette tâche doit être quotidienne et ne vous prendra que 3 minutes. 

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